8月22日上午，2016年迎新协调会在舜耕校区召开，副校长胡文波出席会议并讲话。校长办公室、学生工作处、宣传部、团委、教务处、财务处、保卫处、总务处、饮食服务中心、图书馆、网络信息中心、明水校区管理办公室、圣井校区管理办公室、莱芜校区管理办公室、燕山校医院、舜耕校医院负责人以及各学院分管学生工作党委副书记参加了会议。
　　会上，学生工作处负责人就迎新工作的时间、地点、经费以及迎新系统的使用、新生家长会、入学教育、国防教育等有关事项进行了安排；校团委负责人就校院两级学生迎新志愿者招募和组织工作、迎新场地、物料配备情况进行了说明；保卫处就新生户口迁移、防火、防诈骗等问题作了安排；校医院负责人就新生查体工作进行了安排，财务处、网络中心等单位对相关工作做了说明。
　　胡文波在讲话中强调，今年的迎新工作时间比往年都要早，迎新安排也缩短为一天，新生数量也是历年最多，迎新压力很大，这是对学校各部门、各单位的一个考验，迎新工作涉及到学校的社会形象，一定要组织好、协调好、落实好。他要求各与会人员要向本部门、本单位领导班子汇报，协调做好迎新、入学教育、军训三件大事。
　　对迎新工作，他要求：一是要热情周到、依法办事、安全有序，要充分发动学生，招募志愿者，让学生参与到迎新过程中来，使他们得到锻炼；迎新工作安全第一，避免发生安全问题。坚持安全无小事的原则，做好现场交通疏导工作，开展防火、防盗、防诈骗的宣传教育和治理工作，及时劝导学生家长送完学生要及时离校，避免发生交通堵塞和其他问题。
　　二是要做好各项保障工作。营造良好校园生活环境及迎新氛围，让新生及家长在感知校园中留下美好印象；要关心、关注家庭经济困难学生和少数民族学生，帮助他们顺利入学，尽快适应学校生活；要做好家长接待工作，为家长提供良好的服务；在国防教育阶段，天气还比较炎热，各项服务、保障措施要跟上，既要完成军训任务，也不能发生问题。
　　三是要按照学校统一要求，高质量的完成入学教育工作，尤其要注重安全教育，突出专业教育。特别是集中教育阶段，要充分利用三天的时间，通过各种有效渠道把应知应会的内容教给学生，特别是安全教育一定要不厌其烦地讲，如防火、防盗、防诈骗、防传染病等；专业教育中要充分发挥院长、副院长、知名教授的作用，把专业教育落实好，通过入学教育，学生要对自己的四年大学生活有个总体规划。
　　最后，胡文波要求各有关单位和部门在整个迎新工作中，发扬女排坚韧不拔、拼搏进取、团结协作的精神，在每项工作中都要敢于负责、勇于担当，圆满完成迎新各项工作。